eRechnung für Bauunternehmen 2026: Was gilt und was 2027 kommt

Die eRechnung-Pflicht für Bauunternehmen kommt in Stufen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen eRechnungen empfangen können. 2026 ist das letzte Jahr, in dem alle Betriebe bei B2B-Rechnungen noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, auf PDF ausweichen dürfen. Für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz eRechnungen ausstellen, ab 2028 gilt das für alle. Wer heute noch PDFs verschickt, hat also nur noch wenige Monate für den Umstieg.

Was ist eine eRechnung und warum betrifft das Bauunternehmen?

Eine eRechnung ist kein gescanntes Dokument und kein normales PDF. Es handelt sich um ein strukturiertes Datenformat, das maschinenlesbar ist und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums erfüllen insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung (rein maschinenlesbar, XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Hybrid aus lesbarem PDF und eingebettetem XML, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL) die Anforderungen.

Betroffen sind Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen sind ausgenommen, ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und viele steuerfreie Umsätze. Für Bauunternehmen und Handwerksbetriebe, die mit gewerblichen Auftraggebern, Generalunternehmern oder Nachunternehmern zusammenarbeiten, besteht damit konkreter Handlungsbedarf.

Übergangsregelungen: Was gilt 2026, was kommt 2027 und 2028?

Der Gesetzgeber hat in § 27 Abs. 38 UStG abgestufte Übergangsfristen eingeräumt:

Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht. Jedes inländische Unternehmen muss eRechnungen annehmen können. Laut BMF reicht dafür bereits ein E-Mail-Postfach.
Bis 31. Dezember 2026: Für alle Betriebe gilt noch die Übergangsregel. Papierrechnungen sind möglich, andere elektronische Formate wie ein PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers.
1. Januar bis 31. Dezember 2027: Die Ausnahme gilt nur noch für Betriebe, deren Gesamtumsatz im Vorjahr, also 2026, nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Unabhängig vom Umsatz bleiben bestehende EDI-Verfahren bis Ende 2027 mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Ab 1. Januar 2028: Die Übergangsfristen sind ausgelaufen. Inländische B2B-Rechnungen sind dann als eRechnung auszustellen.

Für Rechnungen an Auftraggeber des Bundes gilt nach der E-Rechnungsverordnung (ERechV) bereits seit dem 27. November 2020 eine eigene Pflicht zur elektronischen Rechnung. Für Länder und Kommunen können eigene Landesregelungen gelten.

Besonderheit für Bauleistungen: Gewerke-Summen und LV als Anlage

Für Bauunternehmen mit Leistungsverzeichnis-Rechnungen beschreibt das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ (Stand März 2026) eine praxisrelevante Erleichterung: Bei einer eRechnung über eine Bauleistung reicht es nach Auffassung des BMF jedenfalls derzeit aus, wenn der strukturierte Teil als Leistungsbeschreibung nur die einzelnen Gewerke mit den jeweiligen Summen enthält. Die detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis muss dann in einer menschenlesbaren Anlage stehen, auf die im strukturierten Teil eindeutig hinzuweisen ist.

Zwei weitere Punkte aus den FAQ sind für VOB-Abrechnungen wichtig:

Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem Stichtag der Ausstellungspflicht erteilt wurden, müssen nicht als eRechnung übermittelt werden, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach erfolgen.
In einer Schlussrechnung als eRechnung dürfen die bereits vereinnahmten Abschläge in einem unstrukturierten Anhang abgesetzt werden, wenn der strukturierte Teil ausdrücklich darauf hinweist. Diese Regel kann laut BMF auch über den 31. Dezember 2027 hinaus angewandt werden.

Das bedeutet in der Praxis: Bestehende Workflows für VOB-Abschlags- und Schlussrechnungen müssen nicht sofort auf positionsgenaue XML-Strukturen umgebaut werden. Die Anforderungen an die begleitende Anlage bleiben dennoch hoch, und das BMF formuliert die Gewerke-Regel ausdrücklich als derzeitige Auffassung.

Wo der eigentliche Aufwand liegt

Den technischen Teil der eRechnung, also die XML-Generierung, übernimmt in der Regel die Buchhaltungs- oder AVA-Software. Was viele Büros unterschätzen: Der Aufwand liegt oft nicht im Format selbst, sondern in der Vorbereitung der Inhalte.

Typische Stolperstellen:

Empfangsadressen und Leitweg-IDs von Auftraggebern fehlen
Leistungspositionen sind nicht präzise genug formuliert für strukturierte Datenfelder
Büropersonal ist mit den neuen Anforderungen nicht vertraut
Abschlagsrechnungen nach VOB und Schlussrechnungen werden unterschiedlich behandelt

Gerade Bau-Bürokräfte, die den Rechnungsversand organisieren, profitieren davon, wenn komplexe regulatorische Vorgaben schnell in handhabbare Schritte übersetzt werden.

Wie BauGPT beim eRechnungs-Umstieg unterstützt

BauGPT hilft an mehreren Stellen im Umstiegsprozess:

Prüfung und Einordnung: Du kannst direkt fragen, welche Rechnungstypen in Deinem Betrieb von der Pflicht betroffen sind, welche Übergangsregelungen für Dich gelten und welches Format in welcher Situation sinnvoll ist.

Textvorlagen für Leistungspositionen: Korrekte, präzise Beschreibungen für Rechnungspositionen, die sich in strukturierte Datenfelder übertragen lassen.

Kommunikation mit Auftraggebern: Anschreiben für die Ankündigung der Umstellung, die Abfrage von Empfangsadressen oder die Klärung von Formaten, die der Auftraggeber akzeptiert.

Schulungsunterlagen für Büromitarbeiter: Klare Zusammenfassungen dessen, was sich ändert und was konkret zu tun ist.

Der eRechnungs-Umstieg ist außerdem ein guter Anlass, Baubüro-Workflows systematisch zu überdenken. Wer einmal prüft, wie Rechnungen heute erstellt, geprüft und versendet werden, findet dabei regelmäßig weitere Optimierungspotenziale.

Erste Schritte für Bauunternehmen jetzt

1. Gesamtumsatz 2026 einschätzen: Liegt er über 800.000 Euro, gilt die Ausstellungspflicht für Leistungen ab dem 1. Januar 2027.

2. Prüfen, ob die eigene Buchhaltungs- oder AVA-Software XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ausstellen kann.

3. Empfangsadressen und Leitweg-IDs der wichtigsten Auftraggeber erfragen.

4. Klären, wie LV-Anlagen und Abschlagsabzüge künftig an die eRechnung angehängt werden.

5. Büropersonal informieren und Zuständigkeiten festlegen.

6. Noch vor Ende 2026 mit ersten eRechnungen an ausgewählte Auftraggeber starten.

Für Geschäftsführer im Bau, die den Digitalisierungsstand ihres Unternehmens einschätzen wollen, ist der eRechnungs-Umstieg ein konkreter Startpunkt.

Quellen

Stand der Angaben: Oktober 2026.

FAQ

Muss ich als Bauunternehmen 2026 schon eRechnungen ausstellen?

Noch nicht zwingend, empfangen musst Du sie aber bereits seit 2025. Bis 31. Dezember 2026 sind Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, PDFs noch zulässig. Für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 gilt diese Ausnahme nur noch für Betriebe mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr. Ab dem 1. Januar 2028 ist die eRechnung für inländische B2B-Rechnungen verpflichtend.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines XML-Format, das ausschließlich maschinenlesbar ist. ZUGFeRD kombiniert ein visuelles PDF mit einer eingebetteten XML-Datei, sodass die Rechnung sowohl lesbar als auch maschinenverarbeitbar ist. Als eRechnung zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Für Bauunternehmen, die bislang ausschließlich PDFs versenden, ist ZUGFeRD oft der einsteigerfreundlichere Einstieg.

Darf ich das Leistungsverzeichnis als Anlage zur eRechnung schicken?

Ja. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums (Stand März 2026) reicht es bei Bauleistungen derzeit aus, im strukturierten Teil nur die Gewerke mit ihren Summen anzugeben, wenn eine menschenlesbare Anlage die Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis enthält und der strukturierte Teil eindeutig darauf verweist.

Gilt die eRechnung-Pflicht auch für Rechnungen an private Bauherren?

Nein. Die Pflicht gilt ausschließlich für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an private Auftraggeber können weiterhin als Papier oder PDF ausgestellt werden.